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边浏览,边操作
-以文件为中心,更高效率地工作
用户通常是在应用程序界面打开文件夹系统,存入或打开文件,这种以应用程序为中心的方法是低效率的。当然也可在目录文件夹界面,击活应用程序并打开文件。但是目录文件夹的多层结构,开合频繁,上下跳动,没有直观感觉。
可视文档系统营造书本和图书馆式的物理环境,增加人们的直观印象,助于记忆文件的方位。网页式的浏览与书本式的翻阅两方式相结合,用户可以在几秒钟以内,从数千份文件中找到所要的文件。轻松愉快,不再劳神。
在阅览文件的同时,文件系统的当前路径自动确定,文件的生成、管理、编辑和通讯等操作可以快捷同步进行。例如,翻阅到某一页,一个点击,即可扫描一个纸张文件到当前页面,或从网络上下载一个图象到当前页面,无需开启应用程序和文件目录系统。界面切换和操作步骤大为减少。这就是可视文档系统以文件为中心,边浏览,边操作的新方法。
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阅览加搜索
-相辅相成,取长补短
个人、部门或机构,文件规模不同,管理方法也不同。个人电脑文件管理主要用的是树型目录文件夹的分类方法,大型企业和机构主要是基于网络界面的高端数据库检索。这种方法成本高,需要协调管理和系统维护。检索的方法也有其局限,关键词的确切选择和组合很重要。
实际应用中,中等文件规模的情况占多数。直接的分类浏览与简易的网络关键词检索结合使用,相互辅助,才是最完善的方法。
可视文档系统可将直观翻阅查找和精确数据库检索结合起来。文档系统的分类索引和文件名等被定义为检索关键词数据,网络搜索引擎可以对文档进行扫描,自动建立文件数据库,实现网络形式的检索。检索结果不仅呈现文件内容,还可引导文档地址,便于浏览同类文件。在互联网上发表,文档包含的索引信息符合互联网上大型搜索引擎的检索标准。
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